個人情報取扱規則

入新井第四小学校PTA 個人情報取扱規則

（目的）
第1条　この個人情報取扱規則（以下「本規則」という。）は、入新井第四小学校PTA（以下「本会」という。）が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いを定めることにより、本会の円滑な運営を図るとともに、個人情報に関する会員の権利・利益を保護することを目的として制定する。

（指針）
第2条　本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、PTA活動において個人情報の保護に努めるものとする。

（周知）
第3条　本会において取得・保持する個人情報の取扱方法については、総会資料または広報誌、ホームページ等、適切な方法により会員に周知する。

（管理者）
第4条　本会における個人情報保護管理者は本会会長とする。

2　個人情報保護管理者は、本会における個人情報の収集、利用、管理および保存ならびに開示および訂正の請求に対し、適正に処理する義務を負う。
3　本会会長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を本会副会長ならびに通信対策委員の長に委任することができる。

（取扱者）
第5条　本会における個人情報データベース取扱者は、本会役員・委員長とする。

（利用目的）
第6条　本会では個人情報を次の目的のために利用する。
（1）本会役員・委員・会員名簿等の作成

（2）PTA会費の集金および管理
（3）役員会・委員会・係活動・ボランティア活動に必要な連絡、文書等の送付
（4）本会役員、委員選出等への推薦活動

（5）PTA活動に関するアンケート調査

（6）広報誌、ホームページへの掲載

（7）校外班、ボランティアの編成ならびに運営

（8）問い合わせまたは依頼等への対応

（個人情報の利用の制限）
第7条　本会は、収集した個人情報を事前に定めた目的以外に利用しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。

（1）法令に基づく場合

（2）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

（4）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（個人情報の取得）
第8条　本会が取り扱う個人情報及びその利用の同意については、PTAに書面またはWebフォームで提出された次の事項とする。
（1）氏名
（2）電話番号
（3）メールアドレス

（4）PTA会費引き落とし口座情報

（5）会員の子である児童の氏名、学年、クラス、兄弟姉妹

（6）PTA役員・委員の履歴

（7）その他必要とするもので同意を得た事項
2　前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報等を収集する場合は、あらかじめ別途本人の同意を得るものとする。

（同意の取り消し）
第9条　会員は、個人情報の取得に同意した場合であっても、その後の事情により個別の事項・項目または全ての事項・項目について、その同意を取り消すことができる。
2　不同意の申し出があった場合、本会は直ちに該当する個人情報を廃棄または削除しなければならない。ただし、名簿等として既に配布しているものについては、削除の連絡をすることでこれに替える。

（管理）
第10条　個人情報保護管理者は、個人情報の安全確保および正確性の維持のため、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。

（1）紛失、破損その他の事故防止
（2）改ざんおよび漏洩の防止

（3）個人情報の正確性および最新性の維持

（4）不要となった個人情報の速やかな廃棄または消去

（保管および持ち出し等）
第11条　個人情報データベースは、紙媒体は施錠保管とし、電子データおよび個人データを取り扱う電子機器等については、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じるものとする。
（1）電子機器等のOSを最新状態に保つ。

（2）電子機器等にセキュリティソフトを導入し最新状態に保つ。

（3）個人情報データベース・個人データにはパスワードを設定し管理をする。

（4）個人情報データベース・個人データへのアクセス権は、個人情報の取り扱い権限に応じた管理をする。

（5）個人情報データベース・個人データの持ち出し、電子メール添付時などには、パスワードを設定するなど適切な管理をする。

（第三者提供の制限）
第12条　本会は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
（1）法令に基づく場合
（2）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（3）公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
（4）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

（第三者提供に係る記録の作成等）
第13条　個人情報を第三者（第12条第1号から第４号の場合及び都、区役所を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（1）　第三者の氏名
（2）　提供年月日
（3）　提供する対象者の氏名
（4）　提供する情報の項目
（5）　対象者の同意を得ている旨

（第三者提供を受ける際の確認等）
第14条　第三者（第12条第1号から第4号の場合及び都、区役所を除く）から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
（1）　第三者の氏名/住所
（2）　第三者が個人情報を取得した経緯
（3）　提供を受ける対象者の氏名
（4）　提供を受ける情報の項目

（5）　対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要）

（秘密保持義務）
第15条　本会会員は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その地位を退いた後も同様とする。

（情報開示等）
第16条　本会は、本人から当該本人に係る保有個人情報について、書面または口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

（1）　本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（2）　本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（3）　他の法令に違反することとなる場合

（個人情報の訂正または削除請求）
第17条　本会は、個人情報の開示を受けた者から、書面または口頭により、個人情報の訂正、追加、削除または利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。
2　本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

3　名簿等として既に配布しているものについての個人情報の訂正、追加、削除または利用停止を行う場合は、訂正、追加、削除の連絡をすることでこれに替える。

（漏えい時等の対応）
第18条　個人情報データベースを漏えい等（紛失含む）したおそれがあることを把握した場合は、直ちに本会役員に報告する。

（苦情の処理）
第19条　本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

（改定）
第20条　本規則は、法令の改正または実務上の不備が発生した場合には、本会役員会で協議・検討し、改定することができる。本規則を改定した場合は、第3条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。

附則
2024年2月1日　制定・施行